Dengan mengucapkan puji dan
syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas izin-Nya lah kami dapat menyelesaikan
tugas ini dengan judul “SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENGOLAHAN
DATA”. Kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk
maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan
sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam proses
pembelajaran mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA).
Kami menyadari bahwa tugas
ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran
dari pembaca demi kesempurnaan tugas ini.
Kudus, 17 Maret 2013
Penyusun
Pada dasarnya, sebuah sistem informasi
akuntansi dirancang untuk menghasilkan informasi yang membantu para pemakaimelakukan
aktivitasnya. Sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, mengubah data
transaksi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan memprosesnya.
Setelah data diproses, data disimpan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin,
dan kemudian dikonversi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia. Kegiatan
ini disebut dengan siklus pengolahan data.
1.2
Tujuan Masalah
Setelah mempelajari bab ini, diharapkan mampu
untuk :
1. Menguraikan dan memberi contoh tentang
aktivitas dasar yang terjadi pada siklus pengolahan data
2. Menjelaskan cara memperoleh/merekam data dan
cara memasukkan data tersebut ke dalam sebuah sistem pengolahan data
3. Menjelaskan konsep dasar penyimpanan data dan
menguraikan file dan database dan penggunaannya
4. Menjelaskan cara – cara pemeliharaan file
5. Menjelaskan cara mengorganisasi dan menyajikan
data untuk membantu para pengguna melaksanakan kegiatannya.
1.3
Rumusan Masalah
1. Apa yang harus dimasukkan kedalam sistem dan
disimpan oleh organisasi?
2. Apa pendekatan penyimpanan data yang dipakai?
3. Bagaimana cara mengorganisasi, memperbarui,
menyimpan, mengakses dan memanggil data?
4. Bagaimana cara memenuhi kebutuhan informasi
yang tidak terstruktur dilakukan?
Siklus pengolahan data melibatkan 4 kegiatan,
yaitu :
1. Pemasukan data ( data input )
2. Penyimpanan data ( data storage )
3. Pengolahan data ( data processing )
4. Hasil informasi ( information output )
Data transaksi direkam dan dikonversi menjadi
bentuk yang dapat diproses oleh komputer ( machine processable form ). Untuk
memudahkan pemrosesan selanjutnya, input data perlu disiapkan sebagai berikut :
·
Klasifikasi
dengan memberikan kode ( nomor rekening, kode departemen,dll ). Data
berdasarkan sistem yang ada, misal : bagan rekening.
·
Verifikasi untuk
menjamin akurasi data. Hal ini perlu dilakukan, untuk mencegah terjadinya kesalahan pemasukan data lebuh efisien dan
lebih murah dibandingkan dengan mendeteksi dan membetulkan kesalahan yang
terjadi.
·
Pengiriman data (
transmittal ) dari satu lokasi ke lokasi lainnya.
Salah satu cara untuk merekam data adalah
dengan menggunakan dokumen sumber (source document), contohnya : surat pesanan
penjualan, faktur penjualan, dll. Dokumen sumber ini sering disebut dengan bukti
transaksi atau dokumen transaksi.
Data juga dapat diinput dengan menggunakan turnaround
document, yaitu dokumen yang dihasilkan oleh komputer perusahaan lalu
dikirimkan kepada pihak luar, kemudian kembali lagi ke perusahaan dan
difungsikan sebagai input. Dokumen ini biasanya dibuat dalam bentuk yang dapat
di baca oleh komputer untuk memudahkan proses selanjutnya.
Data dapat langsung dimasukkan ke dalam
terminal atau komputer mikro. Contoh :
karyawan bank memasukkan nomor rekening nasabah ketika nasabah menyetorkan atau
mengambil uang. Salah satu cara untuk meningkatkan akurasi, kelengkapan, dan
kecepatan pemasukan data adalah dengan
menggunakan tampilan dilayar komputer yang sudah dibuat dalam bentuk formulir.
Alat lain yang dapat digunakan untuk menangkap
data transaksi adalah source data automation, yaitu alat
yang menangkap data langsung dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer.
Contoh : mesin ATM dan scanners yang dipakai oleh supermarket.
Dokumen – dokumen sumber seperti order
pelanggan,slip – slip penjualan, faktur, order pembelian, dan kartu kerja
karyawan adalah bukti fisik masukan ke dalam sistem pemrosesan transaksi.
Tujuannya adalah :
o
Menangkap data
o
Membantu operasi
pengkomunikasian data dan pengotorisasian operasi lainnya dalam proses
o
Menstandartkan
operasi dengan menunjukkan data apa yang membutuhkan pencatatan dan tindakan
apa yang harus diambil
o
Menyediakan file permanen untuk analisis masa datang,
jika dokumen - dokumen dipelihara
Dokumen – dokumen sumber umumnya berupa
formulir yang dirancang secara hati – hati untuk memudahkankan penggunaan data
yang dicatat secara akurat.
Data yang
dimiliki oleh sebuah perusahaan harus diorganisasi agar data tersebut dapat
diakses secara mudah dan efisien. Akan dibahas telebih dahulu 4 konsep dasar
penyimpanan data yaitu:
1. Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan
informasi.contohnya adalah karyawan ,persediaan, dan rekening pelanggan.setiap entity memiliki atribut.
2. Atributes,adalah elemen data yang merupakan bagian dari
entity. Contoh atribut adalah alamat pelanggan,nama pelanggan,batas kredit dan
lain-lain.
3. Characalahters,adalah huruf atau angka.
4. Data value,adalah kombinasi karakter (huruf dan angka)yang memiliki makna
.sebagai contoh,kotak pos 2001 (data
volue) adalah alamat (atribut)
perusahaan ABC (entity).
Secara rinci
hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar ditunjukkan oleh
gambar 1.1 yang mencangkup :
1.
Field,
yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang)
fisik
 |
|||
 |
|||
 |
|||
 |
|||
 |
|||
2. Record, adalah sejumlah field yang dikelompokkan dan membentuk sebuah
satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity.
3. File, adalah sekumpulan record yang sejenis
,contohnya adalah sebuah record piutang pelanggan dikumpulkan dalam satu tempat yang disebut file piutang dagang.
4. Database, adalah kumpulan file-file yang dibentuk
satuan data yang besar .saat ini, dengan
mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi akan dilayani
tanpa perlu menambah program dan file baru.
Database
Dengan mengadopsi konsep database, maka
perubahan kebutuhan informasi akan
dilayani tanpa perlu menambah program
dan file baru. Istilah-istilah umum
dalam konsep database yang perlu diketahui adalah:
a. Pendekatan database (database approach) pendekatan ini memandang data sebagai sebuah
sumberdaya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh
organisasi bukan hanya digunakan dan dikelola oleh unit atau fungsi tertentu
saja.Dapat dilihat pada gambar 1.2.
b. Sistem manajemen database (Database management system DBMS), adalah program yang mengelola dan
mengendalikan data dan interface (antara data dan program aplikasi).
Pendekatan file
Pendekatan database
|
 |
|||
 |
|||
|
 |
|||||||||||||||||
 |
|||||||||||||||||
 |
|||||||||||||||||
 |
|||||||||||||||||
 |
|||||||||||||||||
|
|
|
|||||||||||||||
c. Sistem database (database system),yaitu merupakan gabungan antara database, DBMS,dan
program aplikasi yang mengakses database
melalui DBMS.
d. Database Administrator (DBA), adalah orang yang bertanggung jawab terhadap penanganan
database.
e. Data warehouses,adalah database yang besar yang dimiliki oleh sebuah
perusahaan Data warehouses ini dibangun dengan memamfaatkan teknologi maju.
Keuntungan system database
Penggunaan
system database untuk mengelola data sebuah organisasi memberkan beberapa
keuntungan,antara lain:
1. Intgrasi
data,informasi dapat dikombinasikan tanpa
batas
2. Flexibilitas
Laporan,laporan dapat direvisi secara
mudah,dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pembuatan laporan
regular.
3. Meminimum
pengulangan dan ketidakkonsistenan data.karena
elemen data biasanya disimpan hanya sekali,pengulangan dan ketidakkonsistenan
data dapat diminimumkan.
4. Independensi
Data.Karena data dan progam independen
satu sama lain , maka masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal
ini menyederhanakan pengelolan data dan pemrograman .
5. Manajemen
Data Pusat. Dengan pendekatan database , maka
menejemen data menjadi lebih efisien karena administrator databse bertanggung
jawab untuk mengkoordinasi , mengendalikan, dan mengelola database.
6. Keamanan. Perangkat lunak DBMS memiliki system
pengawasan melekat , seprti misalnya password ,yang membantu meminjam
integritas data.
7. Ananlisis
lintas fungsi . Dalam system
database , hubungan antarelemen data.contohnya adalah hubungan antara biaya
penjualan dan kegiatan promosi dapat ditetapkan secara jelas, sehingga hal ini
dapat digunakan untuk pembuatan laporan manajemen.
Jenis-jenis File
Perusahaan umumnya menggunakan tujuh jenis
file untuk menyimpan data yaitu sebagai berikut:
1. File induk (master file), yaitu file yang berisi data yang relatif permanen.
Dalam sistem manual, file induk ini sama dengan rekening pembantu buku besar.
2. File transaksi (tansacstion file), yaitu file yang berisi data transaksi yang
besifat sementara. Dalam sistem manual, file transaksi ini sama dengan jurnal
yang digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis. Data yang dicatat dalam
file transaksi ini akan digunakan untuk memperbarui file induk, oleh karena
itu, file ini harus berisi seluruh transaksi yang dierluksn untuk memperbarui
file induk.
3. File table (table file), yaitu file yang berisi referensi (acuan) data yang
diambil selama pemrosesan data untuk memudahkan kalkulasi.contonya adalah
tariff pajak ,table biaya pengiriman dll.
4. File sejarah (history file), yaitu file yang berisi transaksi yang berisi
transaksi yang sudah diproses. Data ini tetap dipelihara untuk dipakai sebagai
referensi dan sering dipakai sebagai sumber informasi yang bermanfaat bagi
manajemen.
5. File cadangan (backup file), yaitu file yang berisi duplikat (copy)sebuah file.
6. Suspense file, yaitu file yang berisi record
yang telah dipisahkan sementara dari pemrosesan data regurel dengan tujuan untuk diinvestigasi dan dibetulkan. Contohnya
: transaksi penjualan kredit tanpa record piutang dagang.
7. Report file, yaitu file sementara yang berisi
data yang akan dicetak pada tanggal berikutnya.
Dua jenis penting
dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik
dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang
disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya.
Dalam
mempelajari SIA, seseorang perlu memerhatikan file induk dan file transaksi
yang mendukung proses bisnis tertentu. Di bagian ini, akan dijelaskan ciri-ciri
dari file induk dan file transaksi serta contoh-contoh penggunaan berdasarkan
file-file yang disajikan.
File
Induk
File induk mempunyai ciri-ciri berikut:
§ File induk menyimpan data yang relatif
permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan
jasa. Contohnya mencakup:
1.
File
Persediaan (barang dan jasa)
2.
File
Pelanggan (agen-agen eksternal)
3.
File
Karyawan (agen-agen internal).
§ File induk tidak menyediakan perincian
mengenai transaksi-transaksi individual.
§ Data yang disimpan dapat memiliki
karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.
4.
Data acuan
adalah data deskriptif yang relatif permanen dan tidak dipengaruhi oleh
transaksi. Semua file induk berisi data acuan.
5.
Data
ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman, terjadi.
Beberapa file induk mungkin hanya terdiri atas data acuan, tanpa adanya data
ringkasan.
SIA biasanya berisi file induk mengenai
tiga jenis entitas: barang dan jasa, agen-agen eksternal, dan agen-agen
internal. Ketiga jenis ini akan dibahas lebih lanjut. Untuk setiap jenis master
record, akan dibedakan antara data
acuan dan data ringkasan.
§ Barang/jasa
Barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual
selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi. File induk
tentang barang-barang dan jasa pada umumnya mencakup data acuan dan ringkasan.
Anggaplah field-field di dalam File Persediaan ELERBE.
1. Field-field dengan data acuan dalam File
Persediaan ELERBE adalah ISBN, Penulis, Judul, dan Harga. Konsisten dengan
definisi terdahulu mengenai data acuan, field-field ini tidak akan secara
langsung diubah karena suatu kejadian.
2. Field-field dengan data ringkasan adalah
Jumlah_Barang_di_Gudang dan Alokasi_Jumlah. Field Jumlah_Barang_di_Gudang dalam
File Persediaan adalah field ringkasan yang menunjukkan jumlah dari tiap produk
yang ada dalam persediaan di setiap waktu. Konsisten dengan definisi data
ringkasan, field Jumlah_Barang_di_Gudang diubah ketika kejadian (pengiriman
atau uang masuk) terjadi.
§ Agen
eksternal
Agen eksternal adalah orang-orang atau unit
organisasi yang berada di luar perusahaan. Contohnya meliputi pelanggan, pemasok,
dan bank. Sebagaimana barang dan jasa, file agen eksternal harus mencakup data
acuan. Perhatikan File Pelanggan ELERBE.
1. Field dengan data acuan di dalam File
Pelanggan ELERBE adalah Nomor_Pelanggan, Nama, Alamat, Contact_Person, dan
Telepon. Field-field ini tidak berubah akibat transaksi.
2. Tidak ada field-field data ringkasan di dalam
File Pelanggan ELERBE. Field ringkasan yang sering tercakup dalam file-file
seperti itu adalah saldo utang pelanggan. Field ini akan meningkat jika
penjualan dilakukan kepada pelanggan dan berkurang jika pelanggan melakukan
pembayaran.
§ Agen
internal
Agen internal adalah orang-orang atau unit
organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses
bisnis. SIA sering kali menelusuri informasi mengenai agen internal yang
bertanggung jawab untuk kejadian di dalam proses bisnis.
6.
Data acuan
dalam file induk menguraikan agen-agen internal ini (misalnya, nama tenaga
penjual, dan tanggal masuk pegawai tersebut).
7.
Meskipun
mungkin kurang umum untuk entitas jenis ini, field ringkasan bisa bermanfaat
dalam field agen internal. Sebagai contoh, field saldo bisa dibuat di File
Tenaga_Penjual untuk memonitor total penjualan yang dibuat oleh penjual itu.
8.
Tidak ada
contoh field induk untuk agen-agen internal.
File
Transaksi
Jenis file data kedua yang juga penting adalah
file transaksi. File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut:
§ File transaksi menyimpan data tentang
kejadian. Contoh-contoh kejadian dari siklus pendapatan ELERBE meliputi:
1.
Pesanan
2.
Pengiriman
3.
Penagihan
Kas.
§ File transaksi biasanya mencakup suatu field
untuk tanggal transaksi.
§ File transaksi biasanya mencakup informasi
kuantitas dan harga. Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang
berhubungan dengan kejadian tersebut (misalnya, kuantitas barang yang dipesan).
§ Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu
urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan. Kejadian pertama di
dalam siklus tersebut diikuti oleh kejadian yang lain. Sebagai contoh, satu
pesanan diikuti dengan pengambilan, pengiriman, dan penagihan kas.
Manfaat
Pemisahan Informasi ke dalam Record
Induk dan Transaksi
Keterangan umum tentang
pesanan disimpan di File Pesanan. Ketika mencatat suatu pesanan (menambahkan record
ke File Pesanan) untuk pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan
dibebaskan dari beban mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena itu
telah tersedia di dalam File Pelanggan. Dengan demikian, nama dan alamat hanya
sekali saja dicatat walaupun pelanggan tersebut melakukan banyak pesanan.
Ketika mencatat perincian pesanan
dalam File Perincian_Pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu memasukkan
ISBN dan kuantitas yang diinginkan. Informasi dalam File Persediaan untuk buku
tertentu direkam hanya sekali, meskipun mungkin ada beberapa pesanan untuk buku
itu.
Sebagaimana telah disebutkan
sebelumnya, terlihat bahwa catatan (record)
transaksi mempunyai dua karakteristik umum: tanggal dan kuantitas yang harus
dimasukkan, serta acuan yang harus dibuat pada agen dan barang atau jasa yang
terlibat dalam transaksi. Acuan pada entitas-entitas ini dibuat hanya dengan
mencatat, dalam record transaksi,
nomor identifikasi entitas (misalnya pelanggan dan produk)
Pemahaman mengenai bagaimana file
induk dan transaksi bekerja sama adalah penting untuk meneliti suatu
aplikasi.
Aktivitas pengolahan data yang paling sering
dilakukan adalah pemeliharaan data, yaitu pemrosesan transaksi periodik untuk
memperbarui data yang tersimpan. Jenis-jenis pemeliharaan data yang biasanya
dilakukan adalah:
1. Penambahan (additions),
yaitu memasukkan data (record) baru
ke dalam file
2. Penghapusan (deletions), yaitu menghapus data (record) dari dalam file
3. Pembaruan (updates),
yaitu merevisi saldo sekarang. Pembaruan data umumnya dilakukan dengan menambah
atau mengurangi angka dari sebuah data transaksi
4. Pengubahan (changes),
yaitu memodifikasi field yang
memerlukan pembaruan secara berkala, seperti alamat, riwayat kredit, dan
lain-lain.
Pemrosesan data juga melibatkan
aktivitas-aktivitas lainnya, yaitu:
1. Perhitungan (calculating), yaitu melakukan berbagai macam manipulasi (operasi)
matematik
2. Pembandingan (comparing), yaitu membandingkan dua atau lebih elemen data,
seperti jumlah barang yang tersedia dan tingkat pemesanan kembali persediaan,
untuk menentukan apakah keduanya sama, lebih besar, atau lebih kecil
3. Peringkasan (summarizing), yaitu menggabungkan data menjadi satu angka jumlah.
4. Pemilahan (filtration),
yaitu memilah data untuk pemrosesan berikutnya
5. Pemanggilan (retrieval), yaitu mengambil data dari penyimpanan untuk pemrosesan
atau pembuatan laporan.
Pemrosesan atau pengolahan meliputi penggunaan
jurnal dan register untuk menyediakan catatan masukkan yang permanen dan kronologis.
Ayat ini dibuat baik dengan tangan dalam sistem manual sederhana (penjurnalan)
atau melalui pemasukan data oleh operator dengan menggunakan terminal dalam
sistem yang terkomkomputerisasi.
- Sistem informasi akuntansi dapat diproses secara
manual, maka
proses pengolahan data dapat dilakukan dalam suatu siklus sebagai berikut:
 |
- Sistem
informasi akuntansi dapat diproses secara mesin/Komputer, maka
proses pengolahan data dapat dilakukan dalam suatu siklus sebagai berikut:
|
|
|
|||||||
 |
|||||||||
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi –
transaksi akuntansi keuangan, dan mencatat jenis data lain yang tidak langsung
berhubungan berhubungan dengan akuntansi.
Jurnal
digunakan untuk menyajikan catatan kronologis transaksi - transaksi keuangan.
Secara teoritis memungkinkan, tetapi sering kali tidak layak diterapkan untuk menggunakan
dua kolom jurnal umum sebagai satu – satunya catatan orisinil. Tetapi, untuk
pembagian dan penghematan tenaga kerja, digunakan jurnal khusus dengan kolom –
kolom analisis khusus yang digunakan untuk mencatat transaksi – transaksi yang sejenis
dan terus menerus. Beberapa jurnal khusus yang umum dikenal adalah sebagai
berikut :
o
Jurnal pembelian
: digunakan untuk mengikhtisarkan pembelian kredit
o
Jurnal penjualan
: digunakan untuk mengikhtisarkan penjualan kredit
o
Jurnal penerimaan
kas : digunakan untuk mengikhtisarkan penerimaan kas
o
Jurnal
pengeluaran kas : digunakan untuk mengikhtisarkan pengeluaran kas
Keempat jenis jurnal tersebut diatas
seringkali digunakan secara terpisah dari jurnal umum untuk menyediakan sistem
pembukuan yang lengkap. Kolom khusus dapat digunakan dalam buku ini untuk
mendukung pencatatan transaksi - transaksi atau untuk pengklasifikasian data.
Tujuan jurnal khusus adalah salah satu langkah
terpenting dalam perancangan sistem akuntansi. Jurnal harus dirancang secara
hati – hati jika hendak menghemat dampak ekonomis dan dalam waktu yang sama
juga memberikan fungsi media posting yang tepat ke debit dan kredit buku besar.
Jurnal khusus yang dirancang secara memadai mengurangi jumlah posting dan juga memungkinkan
untuk memperoleh total untuk keseluruhan transaksi – transaksi utama.
Akses
Data
Data yang tersimpan dapat diakses,
yaitu diperbarui, disimpan, dan dipanggil dengan menggunakan alat identifikasi (identifier) berupa elemen data (field), yang disebut kunci (key).
Ada dua jenis kunci, yaitu kunci utama (Primary
key), yaitu kunci yang bersifat unik, dan kunci Pendukung (Secondary
key), yaitu kunci berupa elemen lain yang, meskipun tidak unik, digunakan
untuk mengidentifikasi record.
Sebagian contoh key :
|
Jenis
record
|
Primary
key
|
Secondary
key
|
|
Gaji
Produk dalam
proses
|
Nomor karyawan
Nomor pesanan
|
Nomor pegawai,
tanggal gaji, departemen
Lokasi, tanggal
mulai
|
Pengorganisasian
File
Cara mengorganisasi file mencakup cara penyimpanan data
dalam media penyimpanan fisik dan cara mengakses file. Secara umum ada dua metoda untuk mengorganisasi sebuah file,yaitu :
1.
Metoda akses secara urut (sequential
access method)
Metoda ini mengorganisasi dan memproses file induk dan file transaksi dengan urutan sama.Sebagai contoh, proses pembaruan file akan memelihara rekening piutang
dan file transaksi penjualan dengan
urutan yang sama. Metoda akses semacam ini cepat dan efisien jika volume
transaksi besar dan sebagian besar record
yang diproses secara periodik dalam sebuah file
tidak banyak memerlukan updating. Selain
itu untuk pemrosesan secara kelompok (batch
processing), cara ini sangat efisien.
2.
Metoda akses secara acak (direct access
method)
Dengan
menggunakan metoda ini, transaksi diproses seketika transaksi itu terjadi.
Tidak seperti metoda pertama, dengan metoda ini file transaksi dan file
induk dapat diproses secara acak (tidak perlu urut). Ketika sebuah transaksi
terjadi, komputer menggunakan primary key
pada file transaksi (misalnya
nomor rekening) untuk mencari record
yang diinginkan pada file induk.
Setelah ditemukan, record tersebut dipanggil (retrieved), diperbarui (updated),
dan ditulis ulang ke file induk.
Metoda ini cocok digunakan jika file-file
diakses, di-query, dan di-update secara konstan. Metoda ini
digunakan ketika kondisinya tidak memungkinkan untuk mengantisipasi urutan
pemrosesan record.
Untuk meng-update
record, pemakai memberitahu sistem (langkah 1). Selanjutnya sistem meminta
pemakai untuk memasukkan transaksi (langkah 2). Setelah data masuk (langkah 3),
maka sistem mencari record yang
sesuai (langkah 4). Jika tidak dapat ditemukan(langkah 5), komputer akan menampilkan
pesan kesalahan (langkah 6) dan meminta pemakai untuk membetulkan kesalahan
atau membatalkan proses update,
sampai kesalahan dibetulkan. Jika record
pada file induk ditemukan (langkah
5), maka data transaksi yang masuk akan digunakan untuk meng-update record file induk (langkah 7) dan record yang sudah di-update
ditulis ulang (langkah 8) ke media penyimpanan akses langsung. Karena record yang sudah di-update ditulis pada file lama, maka record
yang lama akan tertindih dan hilang, kecuali record tersebut sebelumnya telah dikopi ke file lain. Tahap terakhir (langkah 9) sistem menanyakan apakah
pemakai akan melakukan pemrosesan lagi atau tidak. Jika ya, maka program akan
kembali ke langkah 2. Jika tidak, maka program akan dihentikan.
Menentukan
lokasi simpan sebuah record dan
menentukan cara menemukannya merupakan hal yang kompleks. Ada beberapa metoda
yang dapat digunakan, yaitu:
Indexed
file organization
Index
file berisi primary key dan alamat fisik untuk setiap data. Dalam situasi yang
hampir sama, sebuah file indeks dapat
digunakan untuk sebuah record dalam
sebuah file data.
Indexed-sequential-access
method (ISAM)
Cara ini merupakan cara yang paling banyak
digunakan dan paling popular. Data disimpan secara urut berdasarkan primary key
pada alat penyimpan direct access.
ISAM juga membuat file index untuk file induk. Ini berarti file dapat diakses secara urut dan
secara langsung. Selain memiliki kelebihan tersebut diatas, cara ini juga
memiliki beberapa kelemahan sebagai berikut: (a)memerlukan memory yang lebih besar, (b)pembuatan, penyimpanan, dan
pemeliharaan index mahal; dan (c) data
baru yang jumlahnya banyak tidak dapat ditambahkan dengan mudah pada file.
Multlattribute
search file organization
Cara ini memungkinkan dilakukannya akses data
melalui secondary keys. Dua metoda
yang dapat digunakan adalah; (1) linked list, dengan metoda ini,
setiap record memiliki pointer field yang menunjukkan tempat
berikutnya untuk record yang sama
dalam sebuah list, yang akhirnya membentuk chain. (2) inverted list, yaitu
menggunakan pointer yang disimpan
dalam indeks. Inverted file
memelihara inverted list untuk
beberapa atribut.
Metoda
Pemrosesan Data
Pemrosesan
secara kelompok (batch processing)
Merupakan
pemrosesan transaksi yang sama dalam sebuah kelompok. Pemrosesan dilakukan pada
satuan waktu tertentu (misalnya setiap jam atau setiap hari) atau ketika jumlah
transaksi mencapai angka tertentu (misalnya 50 atau 100 transaksi). Transaksi
yang sudah terkumpul dalam sebuah batch dapat diproses secara urut
atau dengan teknik pemrosesan langsung. Remote batch processing ; terjadi
ketika transaksi dicatat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin dari lokasi
jauh dan secara elektronik ditransfer ke komputer induk.
Pemrosesan
seketika (On-line processing)
Dengan cara ini, komputer menangkap data
secara elektronik dan menyimpannya sehingga data tersebut dapat diproses lebih
lanjut. Metoda ini dapat dirinci menjadi dua metoda,yaitu :
1) on-line real-time
processing, komputer
menangkap secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, dan memprosesnya
sesegera mungkin.
2) on-line batch processing, komputer
menangkap data secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, setelah itu
menyimpannya untuk diproses lebih lanjut di masa mendatang setelah mencapai satu
kelompok (batch).
Langkah terakhir dari
siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi. Informasi biasanya
disajikan dalam bentuk dokumen yang berisi transaksi atau data pihak lain,
maksudnya data yang berisi berbagai hal yang berkaitan dengan pihak luar
perusahaan yang bukan merupakan dokumen sumber melainkan dokumen operasional.
Informasi juga
disajikan dalam bentuk laporan yang berisi informasi yang berguna bagi pihak
internal dan eksternal perusahaan. Biasanya laporan ini digunakan oleh karyawan
untuk mengawasi kegiatan operasional dan manajer untuk membuat keputusan
perusahaan. Dalam sistem infoemasi yang berbasis komputer laporan dapat
disajikan dengan cara-cara yang telah diuraikan sebelumnya, namun sebelum
laporan disajikan komputer memprosesnya dengan bahasa pemrograman dan basis
data (database)dengan menggunakan kode-kode program
Aktivitas dalam
siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi bagi para pemakai baik baga pemakai intern (manajemen) maupun
pemakai ekstern.Informasi disajikan dalam tiga alternative yaitu:
1.
Dokumen, yang
berisi transaksi atau data perusahaan
lain. Misalnya, cek dan faktur penjualan yang dikirimkan ke perusahaan lain.
Jenis yang lain yaitu laporan penerimaan barang, dan permintaan pembelian
digunakan secara internal. Dokumen yang dihasilkan pada setiap akhir transaksi
disebut dokumen operasional ( operational document ), untuk membedakannya
dengan dokumen sumber yang digunakan pada awal proses.
2.
Laporan, yang
dibuat untuk keperluan intern dan ekstern . Laporan ini biasanya digunakan oleh
karyawan perusahaan untuk mengawasi
kegiatan operasional dan
digunakan oleh manajer untuk membuat
keputusan serta merancang setrategi untuk perusahaan. Laporan keuangan dan
analisis penjualan dihasilkan secara reguler. Sedangkan jenis laporan lainnya
dihasilkan pada saat informasi pada laporan tersebut dibutuhkan.
3.
Query, merupakan
informasi yang diberikan oleh system karena system merespon permintaan data
secara spesifik,bentuk, isi,maupaun waktu dihasilkannya informasi tersebut.
Dengan jenis laporan ini, maka berbagai macam persoalan dan pertanyaan yang
memerlukan tindakan cepat dan jawaban yang konstan dapat segera diperoleh
solusinya. Query berfungsi untuk membuat relasi atau
penggabungan dari beberapa tabel, dari query tersebut akan menghasilkan Report
yang berfungsi untuk menampilkan bentuk laporan dari bentuk output yang sesuai
dengan data yang di proses
Tujuan dihasilkannya informasi pada dasarnya
ada dua yaitu :
1. Tujuan keluar (eksternal )
2. Tujuan kedalam (internal)
Informasi
untuk pemakai eksternal seperti laporan
keuangan, dihasilkan untuk memenuhi pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan.
Informasi untuk pemakai internal ,ditunjukkan untuk memenuhi kebutuhan informasi
untuk manajemen, guna membantu melaksanakan tugas – tugas manajerial, seperti
perencanaan kegiatan ( planning ), pengarahan dan motivasi karyawan ( directing
& motivating ), pengendalian (controlling ), dan pembuatan keputusan
(decision making).
Siklus pengolahan
data terdiri dari input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan output
informasi. Input data merupakan aktivitas paling penting, oleh karena itu harus
dilakukan secara seksama, karena jika input yang masuk ke proses salah maka
output yang dihasilkan juga salah. Input data dapat dilakukan dengan berbagai
macam alat atau media input.
Penyimpanan data
juga memerlukan penanganan dan pengelolaan khusus, ada 2 pendekatan dalam
pengelolaan file data, yaitu pendekatan orientasi file dan pendekatan database.
Pendekatan database ternyata banyak memiliki keunggulan dibandingkan dengan
pendekatan orientasi file.
Pemrosesan data
mencakup aktivitas penambahan, penghapusan, pembaruan, dan perubahan data.
Selain itu pemrosesan data juga melibatkan aktivitas perhitungan, pembandingan,
peringkasan, pemilahan, dan pemanggilan data. Aktivitas ini juga membutuhkan
kecermatan, mulai dari akses data, penentuan kunci utama, dan pengorganisasian
file dengan menggunakan alternatif metoda akses urut, atau metoda akses acak
atau langsung. Selain itu jika dikaitkan dengan waktu pemrosesan yang
dilakukan, aktivitas ini dapat dilakukan dengan kelompok, on-line seketika,
maupun campuran antara keduanya.
Aktivitas
terakhir dalam siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi bagi para
pemakai intern (manajemen), maupun para
pemakai ekstern. aInformasi disajikan
dalam 3 alternatif yaitu dokumen, laporan, dan query.
1. Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi.
Yogyakarta : UPP AMP YKPN.
2. George H. Bodnar william S. Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi edisi
8. PT Indeks Kelompok Gramedia.
3. Dasharata/Frederick L. Jones. 2008. Sistem
Informasi Akuntansi. Salemba Empat.
