SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENGOLAHAN DATA

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas izin-Nya lah kami dapat menyelesaikan tugas ini dengan judul  “SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENGOLAHAN DATA”. Kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Semoga makalah ini dapat dipergunakan sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca dalam proses pembelajaran mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

Kami menyadari bahwa tugas ini masih jauh dari kesempurnaan, untuk itu kami mengharapkan kritik dan saran dari pembaca demi kesempurnaan tugas ini.

Kudus, 17 Maret 2013

Penyusun

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL. i

KATA PENGANTAR. ii

DAFTAR ISI iii

DAFTAR GAMBAR. iv

BAB I PENDAHULUAN.. 1

1.1         Latar Belakang Masalah. 1

1.2         Tujuan Masalah. 1

1.3         Rumusan Masalah. 1

BAB II PEMBAHASAN.. 3

2.1        Hasil 3

PEMASUKAN DATA ( DATA INPUT ). 3

PENYIMPANAN DATA (DATA STORAGE). 4

PENGOLAHAN DATA ( DATA PROCESSING ). 13

HASIL INFORMASI ( INFORMATION OUTPUT ). 20

BAB III PENUTUP. 23

3.1       Kesimpulan Dan Rekomendasi 23

DAFTAR PUSTAKA.. 24

DAFTAR GAMBAR

Gambar. 2.1. 5

Gambar. 2.2. 7

Gambar. 3.1. 15

Gambar. 3.2. 16

BAB I

PENDAHULUAN

1.1             Latar Belakang Masalah

Pada dasarnya, sebuah sistem informasi akuntansi dirancang untuk menghasilkan informasi yang membantu para pemakaimelakukan aktivitasnya. Sistem informasi akuntansi yang berbasis komputer, mengubah data transaksi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer dan memprosesnya. Setelah data diproses, data disimpan dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin, dan kemudian dikonversi kedalam bentuk yang dapat dibaca oleh manusia. Kegiatan ini disebut dengan siklus pengolahan data.

1.2             Tujuan Masalah

Setelah mempelajari bab ini, diharapkan mampu untuk :

1.      Menguraikan dan memberi contoh tentang aktivitas dasar yang terjadi pada siklus pengolahan data

2.      Menjelaskan cara memperoleh/merekam data dan cara memasukkan data tersebut ke dalam sebuah sistem pengolahan data

3.      Menjelaskan konsep dasar penyimpanan data dan menguraikan file dan database dan penggunaannya

4.      Menjelaskan cara – cara pemeliharaan file

5.      Menjelaskan cara mengorganisasi dan menyajikan data untuk membantu para pengguna melaksanakan kegiatannya.

1.3             Rumusan Masalah

1.      Apa yang harus dimasukkan kedalam sistem dan disimpan oleh organisasi?

2.      Apa pendekatan penyimpanan data yang dipakai?

3.      Bagaimana cara mengorganisasi, memperbarui, menyimpan, mengakses dan memanggil data?

4.      Bagaimana cara memenuhi kebutuhan informasi yang tidak terstruktur dilakukan?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Hasil

            Siklus pengolahan data melibatkan 4 kegiatan, yaitu :

1.      Pemasukan data ( data input )

2.      Penyimpanan data ( data storage )

3.      Pengolahan data ( data processing )

4.      Hasil informasi ( information output )

PEMASUKAN DATA ( DATA INPUT )

Data transaksi direkam dan dikonversi menjadi bentuk yang dapat diproses oleh komputer ( machine processable form ). Untuk memudahkan pemrosesan selanjutnya, input data perlu disiapkan sebagai berikut :

·         Klasifikasi dengan memberikan kode ( nomor rekening, kode departemen,dll ). Data berdasarkan sistem yang ada, misal : bagan rekening.

·         Verifikasi untuk menjamin akurasi data. Hal ini perlu dilakukan, untuk mencegah terjadinya  kesalahan pemasukan data lebuh efisien dan lebih murah dibandingkan dengan mendeteksi dan membetulkan kesalahan yang terjadi.

·         Pengiriman data ( transmittal ) dari satu lokasi ke lokasi lainnya.

Salah satu cara untuk merekam data adalah dengan menggunakan dokumen sumber (source document), contohnya : surat pesanan penjualan, faktur penjualan, dll. Dokumen sumber ini sering disebut dengan bukti transaksi atau dokumen transaksi.

Data juga dapat diinput dengan menggunakan turnaround document, yaitu dokumen yang dihasilkan oleh komputer perusahaan lalu dikirimkan kepada pihak luar, kemudian kembali lagi ke perusahaan dan difungsikan sebagai input. Dokumen ini biasanya dibuat dalam bentuk yang dapat di baca oleh komputer untuk memudahkan proses selanjutnya.

Data dapat langsung dimasukkan ke dalam terminal atau  komputer mikro. Contoh : karyawan bank memasukkan nomor rekening nasabah ketika nasabah menyetorkan atau mengambil uang. Salah satu cara untuk meningkatkan akurasi, kelengkapan, dan kecepatan pemasukan data adalah  dengan menggunakan tampilan dilayar komputer yang sudah dibuat dalam bentuk formulir.

Alat lain yang dapat digunakan untuk menangkap data transaksi adalah source data automation, yaitu alat yang menangkap data langsung dalam bentuk yang dapat dibaca oleh komputer. Contoh : mesin ATM dan scanners yang dipakai oleh supermarket.

Dokumen – dokumen sumber seperti order pelanggan,slip – slip penjualan, faktur, order pembelian, dan kartu kerja karyawan adalah bukti fisik masukan ke dalam sistem pemrosesan transaksi. Tujuannya adalah :

o   Menangkap data

o   Membantu operasi pengkomunikasian data dan pengotorisasian operasi lainnya dalam proses

o   Menstandartkan operasi dengan menunjukkan data apa yang membutuhkan pencatatan dan tindakan apa yang harus diambil

o   Menyediakan  file permanen untuk analisis masa datang, jika dokumen - dokumen dipelihara

Dokumen – dokumen sumber umumnya berupa formulir yang dirancang secara hati – hati untuk memudahkankan penggunaan data yang dicatat secara akurat.

PENYIMPANAN DATA (DATA STORAGE)

Data yang dimiliki oleh sebuah perusahaan harus diorganisasi agar data tersebut dapat diakses secara mudah dan efisien. Akan dibahas telebih dahulu 4 konsep dasar penyimpanan data yaitu:

1.      Entity, adalah sesuatu yang dipakai untuk menyimpan informasi.contohnya adalah karyawan ,persediaan, dan rekening pelanggan.setiap entity memiliki atribut.

2.      Atributes,adalah elemen data yang merupakan bagian dari entity. Contoh atribut adalah alamat pelanggan,nama pelanggan,batas kredit dan lain-lain.

3.      Characalahters,adalah huruf atau angka.

4.      Data value,adalah kombinasi karakter (huruf dan angka)yang memiliki makna .sebagai contoh,kotak pos 2001 (data volue) adalah alamat (atribut) perusahaan ABC (entity).

Secara rinci hierarki data dari data terkecil sampai data yang paling besar ditunjukkan oleh gambar  1.1 yang mencangkup :

1.      Field, yaitu kumpulan elemen data terkecil yang disimpan dalam sebuah spasi (ruang) fisik

 

Gambar. 2.1

2.      Record, adalah sejumlah field  yang dikelompokkan dan membentuk sebuah satuan data, yang sekaligus menguraikan atribut khusus dari sebuah entity.

3.      File, adalah sekumpulan record yang sejenis ,contohnya adalah sebuah record piutang pelanggan dikumpulkan dalam  satu tempat yang disebut  file piutang dagang.

4.      Database, adalah kumpulan file-file yang dibentuk satuan data yang besar .saat ini, dengan  mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan informasi  akan dilayani  tanpa perlu menambah program dan file baru.

Database

Dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan kebutuhan  informasi akan dilayani tanpa perlu menambah program  dan file baru. Istilah-istilah umum  dalam konsep database yang perlu diketahui adalah:

a.      Pendekatan database (database approach) pendekatan ini memandang data sebagai sebuah sumberdaya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh organisasi bukan hanya digunakan dan dikelola oleh unit atau fungsi tertentu saja.Dapat dilihat pada gambar 1.2.

b.      Sistem manajemen database (Database management system  DBMS), adalah program yang mengelola dan mengendalikan data dan interface (antara data dan program aplikasi).

Pendekatan file                                               Pendekatan database                                   

Program Aplkasi #1

                                               

 

                                                                                                                              

 

Sistem  Manajemen Database

                                                                                                             

Program Aplkasi #1

Program Aplkasi #2

Program Aplkasi #3

 

Gambar 2.2

c.       Sistem database (database system),yaitu merupakan gabungan antara database, DBMS,dan program aplikasi yang mengakses  database melalui  DBMS.

d.      Database Administrator (DBA), adalah orang yang bertanggung jawab terhadap penanganan database.

e.      Data warehouses,adalah  database yang besar yang dimiliki oleh sebuah perusahaan Data warehouses ini dibangun dengan memamfaatkan teknologi maju.

Keuntungan system database

Penggunaan system database untuk mengelola data sebuah organisasi memberkan beberapa keuntungan,antara lain:

1.      Intgrasi data,informasi dapat dikombinasikan tanpa batas

2.      Flexibilitas Laporan,laporan dapat direvisi secara mudah,dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal pembuatan laporan regular.

3.      Meminimum pengulangan dan ketidakkonsistenan data.karena elemen data biasanya disimpan hanya sekali,pengulangan dan ketidakkonsistenan data dapat diminimumkan.

4.      Independensi Data.Karena data dan progam independen satu sama lain , maka masing-masing dapat diubah tanpa saling mempengaruhi. Hal ini menyederhanakan pengelolan data dan pemrograman .

5.      Manajemen Data Pusat. Dengan pendekatan database , maka menejemen data menjadi lebih efisien karena administrator databse bertanggung jawab untuk mengkoordinasi , mengendalikan, dan mengelola database.

6.      Keamanan. Perangkat lunak DBMS memiliki system pengawasan melekat , seprti misalnya password ,yang membantu meminjam integritas data.

7.      Ananlisis lintas fungsi . Dalam system database , hubungan antarelemen data.contohnya adalah hubungan antara biaya penjualan dan kegiatan promosi dapat ditetapkan secara jelas, sehingga hal ini dapat digunakan untuk pembuatan laporan manajemen. 

            Jenis-jenis File

Perusahaan umumnya menggunakan tujuh jenis file untuk menyimpan data yaitu sebagai berikut:

1.      File induk (master file), yaitu file yang berisi data yang relatif permanen. Dalam sistem manual, file induk ini sama dengan rekening pembantu buku besar.

2.      File transaksi (tansacstion file), yaitu file yang berisi data transaksi yang besifat sementara. Dalam sistem manual, file transaksi ini sama dengan jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang sejenis. Data yang dicatat dalam file transaksi ini akan digunakan untuk memperbarui file induk, oleh karena itu, file ini harus berisi seluruh transaksi yang dierluksn untuk memperbarui file induk.

3.      File table (table file), yaitu file yang berisi referensi (acuan) data yang diambil selama pemrosesan data untuk memudahkan kalkulasi.contonya adalah tariff pajak ,table biaya pengiriman dll.

4.      File sejarah (history file), yaitu file yang berisi transaksi yang berisi transaksi yang sudah diproses. Data ini tetap dipelihara untuk dipakai sebagai referensi dan sering dipakai sebagai sumber informasi yang bermanfaat bagi manajemen.

5.      File cadangan (backup file), yaitu file yang berisi duplikat (copy)sebuah file.

6.      Suspense file, yaitu file yang berisi record yang telah dipisahkan sementara dari pemrosesan data regurel dengan tujuan  untuk diinvestigasi dan dibetulkan. Contohnya : transaksi penjualan kredit tanpa record piutang dagang.

7.      Report file, yaitu file sementara yang berisi data yang akan dicetak pada tanggal berikutnya.

Dua jenis penting dari file data adalah file induk dan file transaksi. Seorang akuntan, baik dalam peran sebagai perancang atau penilai, perlu mengetahui informasi apa yang disimpan dan bagaimana pengorganisasiannya.

     Dalam mempelajari SIA, seseorang perlu memerhatikan file induk dan file transaksi yang mendukung proses bisnis tertentu. Di bagian ini, akan dijelaskan ciri-ciri dari file induk dan file transaksi serta contoh-contoh penggunaan berdasarkan file-file yang disajikan.

File Induk

File induk mempunyai ciri-ciri berikut:

§  File induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen eksternal, agen-agen internal, atau barang dan jasa. Contohnya mencakup:

1.      File Persediaan (barang dan jasa)

2.      File Pelanggan (agen-agen eksternal)

3.      File Karyawan (agen-agen internal).

§  File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi-transaksi individual.

§  Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

4.      Data acuan adalah data deskriptif yang relatif permanen dan tidak dipengaruhi oleh transaksi. Semua file induk berisi data acuan.

5.      Data ringkasan diubah ketika kejadian, seperti pesanan dan pengiriman, terjadi. Beberapa file induk mungkin hanya terdiri atas data acuan, tanpa adanya data ringkasan.

      SIA biasanya berisi file induk mengenai tiga jenis entitas: barang dan jasa, agen-agen eksternal, dan agen-agen internal. Ketiga jenis ini akan dibahas lebih lanjut. Untuk setiap jenis master record, akan dibedakan antara data acuan dan data ringkasan.

§  Barang/jasa

Barang dan jasa diperoleh, dibuat atau dijual selama kejadian dalam siklus pemerolehan dan pendapatan organisasi. File induk tentang barang-barang dan jasa pada umumnya mencakup data acuan dan ringkasan. Anggaplah field-field di dalam File Persediaan ELERBE.

1.      Field-field dengan data acuan dalam File Persediaan ELERBE adalah ISBN, Penulis, Judul, dan Harga. Konsisten dengan definisi terdahulu mengenai data acuan, field-field ini tidak akan secara langsung diubah karena suatu kejadian.

2.      Field-field dengan data ringkasan adalah Jumlah_Barang_di_Gudang dan Alokasi_Jumlah. Field Jumlah_Barang_di_Gudang dalam File Persediaan adalah field ringkasan yang menunjukkan jumlah dari tiap produk yang ada dalam persediaan di setiap waktu. Konsisten dengan definisi data ringkasan, field Jumlah_Barang_di_Gudang diubah ketika kejadian (pengiriman atau uang masuk) terjadi.

§  Agen eksternal

Agen eksternal adalah orang-orang atau unit organisasi yang berada di luar perusahaan. Contohnya meliputi pelanggan, pemasok, dan bank. Sebagaimana barang dan jasa, file agen eksternal harus mencakup data acuan. Perhatikan File Pelanggan ELERBE.

1.      Field dengan data acuan di dalam File Pelanggan ELERBE adalah Nomor_Pelanggan, Nama, Alamat, Contact_Person, dan Telepon. Field-field ini tidak berubah akibat transaksi.

2.      Tidak ada field-field data ringkasan di dalam File Pelanggan ELERBE. Field ringkasan yang sering tercakup dalam file-file seperti itu adalah saldo utang pelanggan. Field ini akan meningkat jika penjualan dilakukan kepada pelanggan dan berkurang jika pelanggan melakukan pembayaran.

§  Agen internal

Agen internal adalah orang-orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab atas berbagai kejadian di dalam suatu proses bisnis. SIA sering kali menelusuri informasi mengenai agen internal yang bertanggung jawab untuk kejadian di dalam proses bisnis.

6.      Data acuan dalam file induk menguraikan agen-agen internal ini (misalnya, nama tenaga penjual, dan tanggal masuk pegawai tersebut).

7.      Meskipun mungkin kurang umum untuk entitas jenis ini, field ringkasan bisa bermanfaat dalam field agen internal. Sebagai contoh, field saldo bisa dibuat di File Tenaga_Penjual untuk memonitor total penjualan yang dibuat oleh penjual itu.

8.      Tidak ada contoh field induk untuk agen-agen internal.

File Transaksi

Jenis file data kedua yang juga penting adalah file transaksi. File transaksi mempunyai ciri-ciri berikut:

§  File transaksi menyimpan data tentang kejadian. Contoh-contoh kejadian dari siklus pendapatan ELERBE meliputi:

1.      Pesanan

2.      Pengiriman

3.      Penagihan Kas.

§  File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

§  File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga. Kuantitas mengacu pada kuantitas barang atau jasa yang berhubungan dengan kejadian tersebut (misalnya, kuantitas barang yang dipesan).

§  Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu di dalam siklus pendapatan dan pemerolehan. Kejadian pertama di dalam siklus tersebut diikuti oleh kejadian yang lain. Sebagai contoh, satu pesanan diikuti dengan pengambilan, pengiriman, dan penagihan kas.

Manfaat Pemisahan  Informasi ke dalam Record Induk dan Transaksi

                        Keterangan umum tentang pesanan disimpan di File Pesanan. Ketika mencatat suatu pesanan (menambahkan record  ke File Pesanan) untuk pelanggan yang ada, petugas pencatat pesanan dibebaskan dari beban mengenai pencatatan nama dan alamat pelanggan karena itu telah tersedia di dalam File Pelanggan. Dengan demikian, nama dan alamat hanya sekali saja dicatat walaupun pelanggan tersebut melakukan banyak pesanan.

Ketika mencatat perincian pesanan dalam File Perincian_Pesanan, petugas pencatat pesanan hanya perlu memasukkan ISBN dan kuantitas yang diinginkan. Informasi dalam File Persediaan untuk buku tertentu direkam hanya sekali, meskipun mungkin ada beberapa pesanan untuk buku itu.

Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, terlihat bahwa catatan (record) transaksi mempunyai dua karakteristik umum: tanggal dan kuantitas yang harus dimasukkan, serta acuan yang harus dibuat pada agen dan barang atau jasa yang terlibat dalam transaksi. Acuan pada entitas-entitas ini dibuat hanya dengan mencatat, dalam record transaksi, nomor identifikasi entitas (misalnya pelanggan dan produk)

Pemahaman mengenai bagaimana file induk dan transaksi bekerja sama adalah penting untuk meneliti suatu aplikasi.           

PENGOLAHAN DATA ( DATA PROCESSING )

   Aktivitas pengolahan data yang paling sering dilakukan adalah pemeliharaan data, yaitu pemrosesan transaksi periodik untuk memperbarui data yang tersimpan. Jenis-jenis pemeliharaan data yang biasanya dilakukan adalah:

1.      Penambahan (additions), yaitu memasukkan data (record) baru ke dalam file 

2.      Penghapusan (deletions), yaitu menghapus data (record) dari dalam file 

3.      Pembaruan (updates), yaitu merevisi saldo sekarang. Pembaruan data umumnya dilakukan dengan menambah atau mengurangi angka dari sebuah data transaksi

4.      Pengubahan (changes), yaitu memodifikasi field yang memerlukan pembaruan secara berkala, seperti alamat, riwayat kredit, dan lain-lain.  

Pemrosesan data juga melibatkan aktivitas-aktivitas lainnya, yaitu:  

1.      Perhitungan (calculating), yaitu melakukan berbagai macam manipulasi (operasi) matematik

2.      Pembandingan (comparing), yaitu membandingkan dua atau lebih elemen data, seperti jumlah barang yang tersedia dan tingkat pemesanan kembali persediaan, untuk menentukan apakah keduanya sama, lebih besar, atau lebih kecil

3.      Peringkasan (summarizing), yaitu menggabungkan data menjadi satu angka jumlah.

4.      Pemilahan (filtration), yaitu memilah data untuk pemrosesan berikutnya

5.      Pemanggilan (retrieval), yaitu mengambil data dari penyimpanan untuk pemrosesan atau pembuatan laporan.

Pemrosesan atau pengolahan meliputi penggunaan jurnal dan register untuk menyediakan catatan masukkan yang permanen dan kronologis. Ayat ini dibuat baik dengan tangan dalam sistem manual sederhana (penjurnalan) atau melalui pemasukan data oleh operator dengan menggunakan terminal dalam sistem yang terkomkomputerisasi.

1. Sistem informasi akuntansi dapat diproses secara manual, maka proses pengolahan data dapat dilakukan dalam suatu siklus sebagai berikut:

 

Gambar. 3.1

2.  Sistem informasi akuntansi dapat diproses secara mesin/Komputer, maka proses pengolahan data dapat dilakukan dalam suatu siklus sebagai berikut:

		Input		Proses		Output

 

Gambar. 3.2

Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi – transaksi akuntansi keuangan, dan mencatat jenis data lain yang tidak langsung berhubungan berhubungan dengan akuntansi.

      Jurnal digunakan untuk menyajikan catatan kronologis transaksi - transaksi keuangan. Secara teoritis memungkinkan, tetapi sering kali tidak layak diterapkan untuk menggunakan dua kolom jurnal umum sebagai satu – satunya catatan orisinil. Tetapi, untuk pembagian dan penghematan tenaga kerja, digunakan jurnal khusus dengan kolom – kolom analisis khusus yang digunakan untuk mencatat transaksi – transaksi yang sejenis dan terus menerus. Beberapa jurnal khusus yang umum dikenal adalah sebagai berikut :

o   Jurnal pembelian : digunakan untuk mengikhtisarkan pembelian kredit

o   Jurnal penjualan : digunakan untuk mengikhtisarkan penjualan kredit

o   Jurnal penerimaan kas : digunakan untuk mengikhtisarkan penerimaan kas

o   Jurnal pengeluaran kas : digunakan untuk mengikhtisarkan pengeluaran kas

Keempat jenis jurnal tersebut diatas seringkali digunakan secara terpisah dari jurnal umum untuk menyediakan sistem pembukuan yang lengkap. Kolom khusus dapat digunakan dalam buku ini untuk mendukung pencatatan transaksi - transaksi atau untuk pengklasifikasian data.

Tujuan jurnal khusus adalah salah satu langkah terpenting dalam perancangan sistem akuntansi. Jurnal harus dirancang secara hati – hati jika hendak menghemat dampak ekonomis dan dalam waktu yang sama juga memberikan fungsi media posting yang tepat ke debit dan kredit buku besar. Jurnal khusus yang dirancang secara memadai mengurangi jumlah posting dan juga memungkinkan untuk memperoleh total untuk keseluruhan transaksi – transaksi utama.

Akses Data     

               Data yang tersimpan dapat diakses, yaitu diperbarui, disimpan, dan dipanggil dengan menggunakan alat identifikasi (identifier) berupa elemen data (field), yang disebut kunci (key).

Ada dua jenis kunci, yaitu kunci utama (Primary key), yaitu kunci yang bersifat unik, dan kunci Pendukung (Secondary key), yaitu kunci berupa elemen lain yang, meskipun tidak unik, digunakan untuk mengidentifikasi record. Sebagian contoh key :

Jenis record	Primary key	Secondary key
Gaji Produk dalam proses	Nomor karyawan Nomor pesanan	Nomor pegawai, tanggal gaji, departemen Lokasi, tanggal mulai

Pengorganisasian File

               Cara mengorganisasi file mencakup cara penyimpanan data dalam media penyimpanan fisik dan cara mengakses file. Secara umum ada dua metoda untuk mengorganisasi sebuah file,yaitu :

1. Metoda akses secara urut (sequential access method)

             Metoda ini mengorganisasi dan memproses file induk dan file transaksi dengan urutan sama.Sebagai contoh, proses pembaruan file akan memelihara rekening piutang dan file transaksi penjualan dengan urutan yang sama. Metoda akses semacam ini cepat dan efisien jika volume transaksi besar dan sebagian besar record yang diproses secara periodik dalam sebuah file tidak banyak memerlukan updating. Selain itu untuk pemrosesan secara kelompok (batch processing), cara ini sangat efisien.

2. Metoda akses secara acak (direct access method)

            Dengan menggunakan metoda ini, transaksi diproses seketika transaksi itu terjadi. Tidak seperti metoda pertama, dengan metoda ini file transaksi dan file induk dapat diproses secara acak (tidak perlu urut). Ketika sebuah transaksi terjadi, komputer menggunakan primary key pada file transaksi (misalnya nomor rekening) untuk mencari record yang diinginkan pada file induk. Setelah ditemukan, record  tersebut dipanggil (retrieved), diperbarui (updated), dan ditulis ulang ke file induk. Metoda ini cocok digunakan jika file-file diakses, di-query, dan di-update secara konstan. Metoda ini digunakan ketika kondisinya tidak memungkinkan untuk mengantisipasi urutan pemrosesan record.

Untuk meng-update record, pemakai memberitahu sistem (langkah 1). Selanjutnya sistem meminta pemakai untuk memasukkan transaksi (langkah 2). Setelah data masuk (langkah 3), maka sistem mencari record yang sesuai (langkah 4). Jika tidak dapat ditemukan(langkah 5), komputer akan menampilkan pesan kesalahan (langkah 6) dan meminta pemakai untuk membetulkan kesalahan atau membatalkan proses update, sampai kesalahan dibetulkan. Jika record pada file induk ditemukan (langkah 5), maka data transaksi yang masuk akan digunakan untuk meng-update record file induk (langkah 7) dan record yang sudah di-update ditulis ulang (langkah 8) ke media penyimpanan akses langsung. Karena record yang sudah di-update ditulis pada file lama, maka record yang lama akan tertindih dan hilang, kecuali record tersebut sebelumnya telah dikopi ke file lain. Tahap terakhir (langkah 9) sistem menanyakan apakah pemakai akan melakukan pemrosesan lagi atau tidak. Jika ya, maka program akan kembali ke langkah 2. Jika tidak, maka program akan dihentikan. 

       Menentukan lokasi simpan sebuah record dan menentukan cara menemukannya merupakan hal yang kompleks. Ada beberapa metoda yang dapat digunakan, yaitu:

     Indexed file organization

Index file berisi primary key dan alamat fisik untuk setiap data. Dalam situasi yang hampir sama, sebuah file indeks dapat digunakan untuk sebuah record dalam sebuah file data.

     Indexed-sequential-access method (ISAM)

Cara ini merupakan cara yang paling banyak digunakan dan paling popular. Data disimpan secara urut berdasarkan primary key pada alat penyimpan direct access. ISAM juga membuat file index untuk file induk. Ini berarti file dapat diakses secara urut dan secara langsung. Selain memiliki kelebihan tersebut diatas, cara ini juga memiliki beberapa kelemahan sebagai berikut: (a)memerlukan memory yang lebih besar, (b)pembuatan, penyimpanan, dan pemeliharaan index mahal; dan (c) data baru yang jumlahnya banyak tidak dapat ditambahkan dengan mudah pada file.

     Multlattribute search file organization

Cara ini memungkinkan dilakukannya akses data melalui secondary keys. Dua metoda yang dapat digunakan adalah; (1) linked list, dengan metoda ini, setiap record memiliki pointer field yang menunjukkan tempat berikutnya untuk record yang sama dalam sebuah list, yang akhirnya membentuk chain. (2) inverted list, yaitu menggunakan pointer yang disimpan dalam indeks. Inverted file memelihara inverted list untuk beberapa atribut.

Metoda Pemrosesan Data

Pemrosesan secara kelompok (batch processing)

Merupakan pemrosesan transaksi yang sama dalam sebuah kelompok. Pemrosesan dilakukan pada satuan waktu tertentu (misalnya setiap jam atau setiap hari) atau ketika jumlah transaksi mencapai angka tertentu (misalnya 50 atau 100 transaksi). Transaksi yang sudah terkumpul dalam sebuah batch dapat diproses secara urut atau dengan teknik pemrosesan langsung. Remote batch processing ; terjadi ketika transaksi dicatat dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin dari lokasi jauh dan secara elektronik ditransfer ke komputer induk.

Pemrosesan seketika (On-line processing)

Dengan cara ini, komputer menangkap data secara elektronik dan menyimpannya sehingga data tersebut dapat diproses lebih lanjut. Metoda ini dapat dirinci menjadi dua metoda,yaitu :

1)      on-line real-time processing, komputer menangkap secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, dan memprosesnya sesegera mungkin.

2)       on-line batch processing, komputer menangkap data secara elektronik, mengedit akurasi dan kelengkapan, setelah itu menyimpannya untuk diproses lebih lanjut di masa mendatang setelah mencapai satu kelompok (batch).

HASIL INFORMASI ( INFORMATION OUTPUT )

Langkah terakhir dari siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi. Informasi biasanya disajikan dalam bentuk dokumen yang berisi transaksi atau data pihak lain, maksudnya data yang berisi berbagai hal yang berkaitan dengan pihak luar perusahaan yang bukan merupakan dokumen sumber melainkan dokumen operasional.

Informasi juga disajikan dalam bentuk laporan yang berisi informasi yang berguna bagi pihak internal dan eksternal perusahaan. Biasanya laporan ini digunakan oleh karyawan untuk mengawasi kegiatan operasional dan manajer untuk membuat keputusan perusahaan. Dalam sistem infoemasi yang berbasis komputer laporan dapat disajikan dengan cara-cara yang telah diuraikan sebelumnya, namun sebelum laporan disajikan komputer memprosesnya dengan bahasa pemrograman dan basis data (database)dengan menggunakan kode-kode program

Aktivitas dalam siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi  bagi para pemakai  baik baga pemakai intern (manajemen) maupun pemakai ekstern.Informasi disajikan dalam tiga alternative yaitu:

1.      Dokumen, yang berisi  transaksi atau data perusahaan lain. Misalnya, cek dan faktur penjualan yang dikirimkan ke perusahaan lain. Jenis yang lain yaitu laporan penerimaan barang, dan permintaan pembelian digunakan secara internal. Dokumen yang dihasilkan pada setiap akhir transaksi disebut dokumen operasional ( operational document ), untuk membedakannya dengan dokumen sumber yang digunakan pada awal proses.

2.      Laporan, yang dibuat untuk keperluan intern dan ekstern . Laporan ini biasanya digunakan oleh karyawan perusahaan untuk mengawasi  kegiatan operasional  dan digunakan oleh manajer untuk  membuat keputusan serta merancang setrategi untuk perusahaan. Laporan keuangan dan analisis penjualan dihasilkan secara reguler. Sedangkan jenis laporan lainnya dihasilkan pada saat informasi pada laporan tersebut dibutuhkan.

3.      Query, merupakan informasi yang diberikan oleh system karena system merespon permintaan data secara spesifik,bentuk, isi,maupaun waktu dihasilkannya informasi tersebut. Dengan jenis laporan ini, maka berbagai macam persoalan dan pertanyaan yang memerlukan tindakan cepat dan jawaban yang konstan dapat segera diperoleh solusinya. Query berfungsi untuk membuat relasi atau penggabungan dari beberapa tabel, dari query tersebut akan menghasilkan Report yang berfungsi untuk menampilkan bentuk laporan dari bentuk output yang sesuai dengan data yang di proses

Tujuan dihasilkannya informasi pada dasarnya ada dua yaitu :

1.      Tujuan keluar (eksternal )

2.      Tujuan kedalam (internal)

               Informasi untuk pemakai eksternal  seperti laporan keuangan, dihasilkan untuk memenuhi pertanggungjawaban pengelolaan perusahaan. Informasi untuk pemakai internal ,ditunjukkan untuk memenuhi kebutuhan informasi untuk manajemen, guna membantu melaksanakan tugas – tugas manajerial, seperti perencanaan kegiatan ( planning ), pengarahan dan motivasi karyawan ( directing & motivating ), pengendalian (controlling ), dan pembuatan keputusan (decision making).                                                                                                                    

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan Dan Rekomendasi

Siklus pengolahan data terdiri dari input data, penyimpanan data, pemrosesan data, dan output informasi. Input data merupakan aktivitas paling penting, oleh karena itu harus dilakukan secara seksama, karena jika input yang masuk ke proses salah maka output yang dihasilkan juga salah. Input data dapat dilakukan dengan berbagai macam alat atau media input.

Penyimpanan data juga memerlukan penanganan dan pengelolaan khusus, ada 2 pendekatan dalam pengelolaan file data, yaitu pendekatan orientasi file dan pendekatan database. Pendekatan database ternyata banyak memiliki keunggulan dibandingkan dengan pendekatan orientasi file.

Pemrosesan data mencakup aktivitas penambahan, penghapusan, pembaruan, dan perubahan data. Selain itu pemrosesan data juga melibatkan aktivitas perhitungan, pembandingan, peringkasan, pemilahan, dan pemanggilan data. Aktivitas ini juga membutuhkan kecermatan, mulai dari akses data, penentuan kunci utama, dan pengorganisasian file dengan menggunakan alternatif metoda akses urut, atau metoda akses acak atau langsung. Selain itu jika dikaitkan dengan waktu pemrosesan yang dilakukan, aktivitas ini dapat dilakukan dengan kelompok, on-line seketika, maupun campuran antara keduanya.

Aktivitas terakhir dalam siklus pengolahan data adalah menghasilkan informasi bagi para pemakai intern  (manajemen), maupun para pemakai ekstern.  aInformasi disajikan dalam 3 alternatif yaitu dokumen, laporan, dan query.

DAFTAR PUSTAKA

1.      Krismiaji. 2002. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta : UPP AMP YKPN.

2.      George H. Bodnar william S.  Hopwood. 2003. Sistem Informasi Akuntansi edisi 8.  PT Indeks Kelompok Gramedia.

3.      Dasharata/Frederick L. Jones. 2008. Sistem Informasi Akuntansi. Salemba Empat.